Integritetspolicy

Vi på Materia värnar om din integritet. För oss är det viktigt att du känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Därför har vi upprättat denna integritetspolicy för att beskriva hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vem är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter?
Det är Materia AB (org.nr 556396-9491) (“Materia”, “vi” eller “oss”) som är personuppgiftsansvarig och därmed ansvarig för att behandlingen av dina personuppgifter utförs i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, inbegripet EU:s dataskyddsförordning 2016/679 och den kompletterande dataskyddslagen (2018:218), samt de principer som framgår av denna integritetspolicy. Har du frågor, funderingar eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss på följande adress:

Materia AB
Box 340
573 24 Tranås

Bredkärrsgatan 7, 573 92 Tranås

Tel.nr +46 140 385600
E-mail: it@materia.se

Vilka personuppgifter samlar vi in och varifrån?
Vi samlar enbart in dina personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att uppfylla vissa på förhand bestämda ändamål, vilka framgår av avsnittet nedan. Bl.a. samlar vi in information om dig när du önskar en offert, lägger en order för våra produkter eller tjänster, när du registrerar dig för vårt nyhetsbrev, ansöker till tävlingen Newcomer eller när du ansöker om anställning hos oss. Vidare samlar vi in information när du frivilligt fyller i kundundersökningar eller kontaktformulär, ger oss feedback samt om du kontaktar vår kundtjänst.

De typer av personuppgifter som vi samlar in kan, beroende av sammanhanget, omfatta:
• Namn, befattning, titel, språk och kontaktinformation, inklusive e-postadress, telefonnummer och postadress;
• ansökningshandlingar såsom CV och personligt brev;
• köphistorik;
• leverans- och faktureringsinformation samt betalningsinformation; samt
• annan information som du lämnat till oss i samband med exempelvis kontakt med vår kundtjänst.

Insamling av dina personuppgifter kan ske från följande källor:
• Materias hemsida, t.ex. när du registrerar dig för vårt nyhetsbrev, ansöker till tävlingen Newcomer, registrerar dig och laddar ner information eller kontaktar oss via våra kontaktformulär;
• när du kontaktar oss via e-post eller telefon;
• genom avtal, faktura eller annan affärskontakt, om du är kontaktperson för någon av våra avtalspartners;
• från tredje parter i form av olika adressleverantörer;
• Via diverse aktiviteter, t.ex. mässor och events.

Varför samlar vi in och behandlar personuppgifter om dig?
Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för de ändamål och med stöd av de rättsliga grunder som anges nedan:

Laglig grund: Fullgörande av avtal
Behandla dina beställningar och returer
Kontakta med leveransbesked eller vid problem av leverans
Genomförande av rekryteringsförfaranden

Laglig grund: Intresseavvägning
Utskick av generell information och riktade budskap
Utskick av inbjudningar till events
Utskick av offertförslag
Besvara frågor via e-post eller i kundtjänst
Skicka ut kundundersökningar

Laglig grund: Samtycke
Utskick av nyhetsbrev

Särskilt om samtycke
Ibland kan vi behöva ditt samtycke för att kunna behandla dina personuppgifter, t.ex. vad gäller utskick av nyhetsbrev. I dessa fall kommer du att få information om detta och du kommer även få möjlighet att tacka ja eller nej till den aktuella personuppgiftsbehandlingen.

Du kan när som helst återkalla ett lämnat samtycke genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges ovan. Sådan återkallelse kan ske helt eller delvis. Om du inte längre önskar att erhålla nyhetsbrev från oss kan du, utöver att kontakta oss enligt det nyssnämnda, återkalla ditt samtycke genom en länk som finns i det aktuella utskicket.

Överföring av dina personuppgifter
För att Materia ska kunna genomföra de åtaganden som vi har gentemot dig som kund eller kontaktperson för kund kan uppgifter komma att överföras till tredje parter som agerar personuppgiftsbiträden till Materia. Dessa parter tillhandahåller bl.a. datasupport, e-post- och molnlagringstjänster, analytiska tjänster samt transporttjänster för beställda produkter. Vi lämnar inte ut och säljer inte några personuppgifter till andra tredje parter i något syfte.

Vi iakttar alltid största försiktighet vid överföring av dina personuppgifter och dina personuppgifter vidarebefordras aldrig utan att vi har stöd i den här integritetspolicyn och att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas. Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut för att Materia ska kunna uppfylla vissa rättsliga skyldigheter och kan komma att överlämnas till relevanta myndigheter när så är tillåtet och krävs enligt lag.

I vissa fall sker den ovannämnda överföringen till länder utanför EU/EES. Dataskyddslagstiftningen i vissa av dessa länder, och som dina personuppgifter alltså kan komma att behandlas i, ger inte ett lika starkt skydd för din integritet som den som gäller i Sverige. När så är fallet kommer vi vidta alla lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är vederbörligen skyddade och att de enbart behandlas i linje med denna integritetspolicy. Du kan alltid känna dig säker på att överföring av dina personuppgifter till länder utanför EU/EES kommer att vara tillåten enligt gällande dataskyddslagstiftning, eftersom Materia säkerställer att åtminstone en av följande förutsättningar är förhanden vid varje fall av sådan överföring:

• det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet;
• Materia har inhämtat ditt samtycke till överföringen;
• det finns lagligt stöd för överföringen i tillämplig dataskyddslagstiftning;
• Materia har ingått avtal som innehåller EU-kommissionens modellklausuler (2010/87/EU) med mottagaren, utan ändringar eller tillägg som står i strid med klausulerna;
• mottagaren har upprättat bindande företagsinterna regler som godkänts av relevant tillsynsmyndighet (så kallade Binding Corporate Rules); eller
• mottagaren har genomfört självcertifiering och anslutit sig till EU-U.S. Privacy Shield-principerna genom registrering på U.S. Department of Commerce Privacy Shield-lista, vid överföring till USA.

Hur skyddar vi dina uppgifter?
Vi på Materia arbetar kontinuerligt för att i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter säkerställa en organisatorisk och teknisk säkerhetsnivå som minst uppfyller de krav som uppställs i vid var tid gällande dataskyddslagstiftning.

Hur länge sparas dina uppgifter?
Dina personuppgifter sparas aldrig längre än vad som är tillåtet enligt gällande lag och för att uppnå de ändamål som anges ovan. Dina personuppgifter behandlas av oss under nedan angivna tidsperioder. Därefter raderas dem.

• Kontaktperson för företag: Dina uppgifter sparas så länge du är angiven som kontaktperson för ett företag som har en affärsrelation med Materia.

• Kommunikation: Om du har kontakt med Materia via exempelvis e-post lagras dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullfölja kontakten.

• Jobbsökanden: Materia sparar dina ansökningshandlingar, inklusive ditt CV och personliga brev, under rekryteringsprocessen samt under en period om två år därefter för att vi ska kunna försvara oss mot potentiella rättsliga anspråk.

• Rättslig skyldighet: Materia sparar sådant underlag som utgör räkenskapsinformation enligt gällande bokföringsregler.

• Samtycke: I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke sparar vi endast dina personuppgifter så länge vi har ditt samtycke till det.

Vad har du för rättigheter?
• Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som vi behandlar. Du kan således begära information om vilka personuppgifter som finns lagrade hos oss, ändamålen med behandlingen av dessa personuppgifter och information om varifrån dessa personuppgifter har inhämtats.
• Om dina personuppgifter skulle vara felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få dem rättade.
• I vissa fall har du rätt att få dina uppgifter raderade, t.ex. om dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in.
• Du har rätt att i vissa fall kräva att Materias behandling av dina personuppgifter begränsas, t.ex. om du har invänt mot behandling av dina personuppgifter som görs efter intresseavvägning. Även under tiden som kontroll sker av om våra skäl väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter kan behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
• Du har rätt att när som helst återkalla eller ändra de samtycken som du lämnat till oss.
• Du kan under vissa omständigheter få ut och få vissa personuppgifter överförda i ett elektroniskt format, i vissa fall även till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Om du vill utnyttja någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som finns angivna högst upp i denna integritetspolicy. För att skydda din integritet och dina personuppgifter vill vi att du identifierar dig i anslutning till vår assistans. Om du, i syfte att utöva ovannämnda rättigheter, väljer att kontakta oss via brev vill vi därför vänligen be dig skicka med en kopia av din id-handling samt se till att brevet är underskrivet. Om du istället väljer att kontakta oss via e-post ber vi dig vänligen att scanna in din id-handling tillsammans med din underskrift.

Du har vidare alltid rätt att inge klagomål till Datainspektionen om du anser att Materia behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med gällande rätt.

Ändringar i integritetspolicyn
Observera att villkoren i integritetspolicyn kan komma att ändras. Den nya versionen kommer i sådana fall att publiceras på Materias hemsida. Du bör därför läsa igenom dessa villkor med jämna mellanrum för att försäkra dig om att du är nöjd med ändringarna. Vid ändringar av materiell betydelse kommer vi dock via e-post, om du har meddelat oss din e-postadress, att uppmärksamma dig på att ändringar har skett.

Om ändringarna rör sådan personuppgiftsbehandling som vi utför med stöd av ditt samtycke kommer vi att ge dig möjlighet att återigen lämna ditt samtycke.